Automatiser Gmail de A à Z avec Lindy (tuto complet)
Ta boîte mail gère 50, 100, 200 emails par semaine. Trier, prioriser, répondre et ça bouffe du temps et de la concentration. Ce tuto te montre comment déléguer tout ça à Lindy.
À la fin du setup, Lindy lit chaque email entrant, le classe dans le bon libellé Gmail, et envoie une réponse personnalisée dans le ton que tu utilises en rédigeant ou met un brouillon de côté pour que tu valides avant d’envoyer.
Les 2 outils dont tu auras besoin pour la suite
OUTIL 1 : GMAIL (Gratuit)
Tu l’as déjà probablement et si tu utilises une autre messagerie, passe sur Gmail, ça prend 10 minutes.
Gmail (gratuit)
OUTIL 2 : LINDY
Un agent IA qui se connecte à Gmail et agit à ta place. Sa mission principale est de lire, trier, répondre et transférer. Tu lui donnes des instructions en français, aucun code et pas de technique.
lindy.ai (Essai gratuit disponible)
Conseil N°1
Avant de te lancer ou après le test que tu auras effectué avec Lindy en version d’essai et si tu souhaites investir, je te conseille en premier lieu de lire l’article détaillé sur l’outil Lindy afin de t’aider à prendre la meilleure décision.
Ce que tu vas construire
Trigger Email reçu
Gmail : nouvel email dans la boîte de réception.
Agent Step Analyse
Catégorise l’email (type, priorité, expéditeur).
Condition Type d’email
Client / Prospect / Admin / Spam / Newsletter…
Action Ajouter un libellé Gmail
Classe l’email dans le bon libellé.
Action Envoyer une réponse
Réponse dans ton ton (ou brouillon pour validation).
Conseil N°2
Pour commencer, configure Lindy pour mettre des brouillons plutôt qu’envoyer directement. Tu passes en envoi automatique une fois que tu fais confiance aux réponses générées.
Prérequis
✔︎ Un compte Lindy actif (plan gratuit suffisant pour débuter).
✔︎ Un compte Gmail connecté à Lindy (Settings ▶ Integrations ▶ Gmail).
✔︎ Tes libellés Gmail déjà créés dans Gmail (LEADS, CLIANTS, ADMIN, NON PRIORITAIRE).
✔︎ 5-10 exemples d’emails que tu reçois souvent + tes réponses types (utile pour le prompt).
À faire avant
Créer les libellés dans Gmail en allant dans Paramètres ▶ Libellés ▶ Nouveau libellé. Lindy ne peut ajouter que des libellés qui existent déjà.
Créer le workflow
Ouvrir le menu « Nouveau workflow »
Dans le dashboard Lindy, clique sur le chevron ▾ à côté de + New chat en haut à gauche. Sélectionne New workflow.
Choisir le point de départ
Dans la modale, cherche le template « Email Responder », il te donne une base. Sinon, clique sur Start from scratch pour contrôler chaque étape toi-même (recommandé pour ce tuto).
Nommer ton workflow
Donne lui un nom clair, ex : Gestion Gmail automatique. Tu vas accumuler plusieurs workflows alors le nommage compte.
Étape 1 ▶ Trigger : Email reçu
Le trigger est l’événement qui déclenche ton workflow et ici, c’est la réception d’un email.
Ajouter le trigger Gmail
Dans le flow editor, clique sur + Add Trigger. Cherche Gmail et sélectionne Email Received.
Configurer les filtres
Sans filtre, Lindy se déclenchera pour CHAQUE email, y compris les notifications automatiques. Utilise les filtres ci-dessous pour cibler en cochant la case « Filter events » (Tu verras apparaitre les types de filtres) :
| Filtre | Exemple | Utilité |
|---|---|---|
| Expéditeur | from:client@exemple.com | Cibler un contact spécifique |
| Sujet | subject:devis OR subject:urgent | Priorités métier |
| Libellé entrant | label:inbox -label:promotions | Exclure les promos |
| Exclure | -from:noreply@ | Ignorer les no-reply |
Important
Commence avec un filtre restrictif (ex. : tes 2-3 contacts principaux). Tu élargis progressivement une fois le workflow validé.
Étape 2 ▶ Analyser l’email
Après le trigger, on ajoute un Agent Step, c’est l’IA qui lit l’email et prend des décisions.
Ajouter un Agent Step
Clique sur + après le trigger ▶ sélectionne AI Agent. C’est le cerveau du workflow.
Configurer le prompt d’analyse
Dans le champ « Instructions », colle ce prompt (adapte les catégories à ta réalité) :
Tu es mon assistant email. Analyse l’email reçu et fournis :
- CATÉGORIE (choisir parmi : Client, Prospect, Partenaire, Admin, Newsletter, Spam, Autre)
- PRIORITÉ (Haute / Normale / Basse)
- NATURE DE LA DEMANDE (en une phrase)
- RÉPONSE REQUISE (Oui / Non / Optionnel)
- RÉSUMÉ en 2 lignes maximum
Réponds UNIQUEMENT en JSON :
{
« categorie »: « … »,
« priorite »: « … »,
« nature »: « … »,
« reponse_requise »: « … »,
« resume »: « … »
}
Pourquoi JSON ?
Le format JSON permet à Lindy d’utiliser chaque valeur séparément dans les étapes suivantes et notamment pour les conditions de routage.
Étape 3 ▶ Classement dans les libellés
On ajoute une Condition qui lit la catégorie analysée et ajoute le bon libellé Gmail.
Ajouter une Condition
Clique sur + après l’Agent Step ▶ Condition. Crée autant de branches que tu as de catégories.
Configurer chaque branche
Chaque branche est une phrase naturelle comme dans les exemples ci-dessous :
| Branche | Condition (langage naturel) |
|---|---|
| Client | La catégorie de l’email est Client. |
| Prospect | La catégorie est Prospect ou demande de devis. |
| Admin | La catégorie est Admin ou facturation. |
| Newsletter | La catégorie est Newsletter ou Spam. |
| Autre | Activer « Force agent to select a branch » comme fallback. |
Ajouter l’action « Add Label » sur chaque branche
Sur chaque branche : + ▶ Gmail ▶ Add Label to Email.
Configure :
- Message ID : sélectionne la variable {{trigger.email.id}}
- Label : tape le nom exact du libellé Gmail (ex. : Clients)
Astuce
Tu peux aussi ajouter l’action Archive sur la branche Newsletter pour que ces emails disparaissent automatiquement de ta boîte principale.
Étape 4 ▶ Réponse automatique dans le ton que tu utilises
C’est ici que Lindy devient vraiment utile car il rédige une réponse qui te ressemble.
Ajouter l’action « Send Reply » ou « Draft Email »
Sur les branches qui nécessitent une réponse (Client, Prospect…) : + ▶ Gmail ▶ Draft Email (recommandé au départ) ou Send Reply.
Configurer le prompt de rédaction
Dans le champ « Body », passe en mode AI Prompt et utilise ce template en l’adaptant à tes besoins :
Rédige une réponse à cet email en respectant strictement ces règles de ton :
MON TON :
- Direct et chaleureux, pas formel ni corporate
- Phrases courtes, pas de jargon
- Je tutoie mes contacts (sauf si l’email est très formel)
- Je vais à l’essentiel sans blabla
- Je termine souvent par « N’hésite pas si besoin » ou similaire
CONTEXTE DE L’EMAIL :
- Expéditeur : {{trigger.email.from}}
- Sujet : {{trigger.email.subject}}
- Contenu : {{trigger.email.body}}
- Nature de la demande : {{agent_step.nature}}
RÈGLES DE RÉDACTION :
- 3 à 6 lignes maximum
- Réponds directement à la demande identifiée
- Ne répète pas le sujet dans la réponse
- Pas de « Cordialement » ni « Bien à vous » — utilise une formule naturelle
- Si tu as besoin d’une info que je n’ai pas, demande-la clairement
Rédige uniquement le corps du message, sans objet ni salutation initiale.
Configurer l’objet et la signature
Subject : laisse en mode Auto et Lindy reprendra le fil de la conversation.
Signature : colle ta signature HTML dans le champ dédié. Tu peux inclure du HTML formaté pour une signature pro.
Sécurité
Pour les emails à haute priorité ou les nouvelles demandes de prospects, configure l’action en mode Draft Email plutôt que Send Reply. Ensuite, valides avant d’envoyer et tu passes en automatique seulement quand le workflow est rodé.
Les prompts clés à personnaliser
La qualité du workflow dépend directement de tes prompts. Voici les 3 niveaux à configurer dans Lindy :
1. Prompt global (Agent Settings)
C’est la personnalité de fond de ton agent qui s’applique à TOUTES les actions.
Agent Settings ▶ Prompt global
Tu es l’assistant email de [Ton Prénom], consultant digital freelance francophone.
Contexte :
- Il travaille principalement avec des entrepreneurs et indépendants
- Son ton est direct, chaleureux, en « tu » avec ses contacts habituels
- Il répond rapidement mais de manière concise
- Il ne fait jamais de fautes d’orthographe
Comportement :
- Toujours répondre en français sauf si l’email reçu est en anglais
- Ne jamais inventer d’informations que tu ne connais pas
- En cas de doute, rédiger un brouillon et signaler l’incertitude
2. Exemples de réponses types
La technique few-shot est la plus efficace pour caler le ton. Ajoute ces exemples dans ton prompt de rédaction :
Exemples few-shot (à intégrer dans le prompt de réponse)
Voici des exemples de mes réponses pour calibrer le style :
EXEMPLE 1 ▶ Demande de devis :
Email reçu : « Bonjour, je cherche quelqu’un pour refaire mon site WordPress. Budget 1500€. Disponible ? »
Ma réponse : « Salut ! Oui, ça m’intéresse. Tu peux me décrire le projet en 2-3 lignes ? (nombre de pages, fonctionnalités clés, délai souhaité) Je te fais un retour sous 24h. »
EXEMPLE 2 ▶ Question client :
Email reçu : « Est-ce que tu peux jeter un œil à mon classement Google, j’ai l’impression que ça a baissé ce mois-ci ? »
Ma réponse : « Je regarde ça et je te reviens demain avec un état des lieux. Tu as eu des modifs côté site récemment ? »
EXEMPLE 3 ▶ Email admin :
Email reçu : « Votre facture n°2024-047 est en attente de règlement. »
Ma réponse : « Reçu, je règle ça dans la journée. »
Activer et tester
Tester avec le Test Panel
Avant d’activer, clique sur Test dans l’éditeur. Lindy propose de simuler avec un email existant. Vérifie chaque étape : analyse ▶ condition ▶ libellé ▶ brouillon.
Corriger et itérer
Si la réponse générée ne colle pas au ton que tu utilises : affine le prompt avec des exemples supplémentaires. C’est l’étape qui demande le plus d’itérations et de prévoir 3 à 4 tests.
Activer le workflow
Toggle le switch Active en haut du flow editor. Le workflow tourne maintenant en continu. Surveille les premières exécutions dans Tasks ▶ vérifie les libellés appliqués et les brouillons générés.
Passer en envoi automatique
Après 1-2 semaines de validation en mode brouillon, remplace Draft Email par Send Reply sur les branches où tu fais confiance aux résultats. Garde le mode brouillon pour les prospects et les nouveaux contacts.
Aller plus loin
| Évolution | Comment |
|---|---|
| Suivi de thread | Ajouter l’action Observe Thread pour que Lindy surveille les réponses et relance si besoin. |
| Archivage auto | Ajouter Archive après le libellé pour les newsletters et les no-reply. |
| Escalade humaine | Ajouter Human in the Loop pour les emails « haute priorité » — tu reçois une notification avant envoi. |
| Enrichissement CRM | Connecter HubSpot ou Notion pour logguer les emails prospects automatiquement. |
| Base de connaissances | Uploader une FAQ dans la Knowledge Base Lindy — les réponses s’appuient dessus automatiquement. |
