Traitement automatique des leads entrants (Tuto Complet)

Chaque lead qui arrive est une opportunité à ne pas rater et surtout à ne pas laisser refroidir. Une réponse sous 5 minutes multiplie par 9 les chances de conversion mais répondre manuellement à chaque contact, même qualifié, c’est du temps que tu n’as pas.

Ce workflow Lindy gère tout, il lit la demande, recherche des infos sur le prospect, évalue son potentiel, l’enregistre dans ton CRM léger (Google Sheets) et lui envoie une réponse qui montre que tu l’as vraiment lu, parce que c’est le cas.

Les 3 outils dont tu auras besoin pour la suite

OUTIL 1 : GMAIL (Gratuit)

Tu l’as déjà probablement et si tu utilises une autre messagerie, passe sur Gmail, ça prend 10 minutes.

Gmail (gratuit)

OUTIL 2 : Google Sheets (Gratuit)

Grâce à ton compte Google, tu auras accès à un un tableur en ligne pour créer, organiser et analyser des données en temps réel avec ton équipe ou en solo.

Google Sheets (gratuit)

OUTIL 3 : LINDY

Un agent IA qui se connecte à Gmail et agit à ta place. Sa mission principale est de lire, trier, répondre et transférer. Tu lui donnes des instructions en français, aucun code et pas de technique.

lindy.ai (Essai gratuit disponible)

Conseil

Avant de te lancer ou après le test que tu auras effectué avec Lindy en version d’essai et si tu souhaites investir, je te conseille en premier lieu de lire l’article détaillé sur l’outil Lindy afin de t’aider à prendre la meilleure décision.

Ce que tu vas construire

Trigger Entrée du lead

Email entrant OU nouvelle ligne Google Sheets OU Webhook (formulaire web).

Agent Extraction et analyse

Nom, email, projet, budget, urgence, structurés en JSON.

Web Search Enrichissement

Recherche LinkedIn, site web, contexte entreprise.

Agent Step Scoring

Hot / Warm / Cold / À écarter avec justification.

Action Append Row (Google Sheets)

Log automatique dans ton CRM léger.

Condition Par score

Réponse différente selon Hot / Warm / Cold.

Action Gmail Send Reply

Réponse personnalisée et contextualisée dans le ton que tu utilises habituellement.

Prérequis

✔︎ Un compte Lindy actif (plan gratuit suffisant pour débuter).

✔︎ Un compte Gmail connecté à Lindy (Settings ▶ Integrations ▶ Gmail).

✔︎ Google Sheets connecté à Lindy (Settings ▶ Integrations ▶ Google Sheets).

✔︎ Un Google Sheet vierge créé pour ton CRM leads (voir section 4).

✔︎ Optionnel : Perplexity connecté pour l’enrichissement web avancé.

✔︎ Optionnel : un formulaire de contact sur ton site (Typeform, WPForms, Tally…) avec webhook.

Choisir son point d’entrée

Selon ta source de leads, tu as 3 options de trigger et tu peux en combiner plusieurs dans le même workflow.

Email Gmail

Trigger « Email Received » filtré sur ton adresse de contact. Simple, immédiat, zéro setup côté site. (Recommandé)

Google Sheets

Trigger « New Row Added ». Si ton formulaire envoie déjà les données dans un Sheet (Typeform, etc.).

Webhook

Trigger « Webhook Received ». Pour connecter n’importe quel formulaire ou outil en direct via son URL unique Lindy.

Ce tuto utilise le trigger Email Gmail comme base. Les adaptations pour Webhook et Sheets sont indiquées au fil du tuto.

Multi-trigger

Lindy supporte plusieurs triggers sur le même workflow. Si tes leads arrivent à la fois par email ET par formulaire, ajoute les deux triggers et connecte-les au même premier Agent Step.

Créer le workflow

Ouvrir le menu « Nouveau workflow »

Dans le dashboard Lindy, clique sur le chevron ▾ à côté de + New chat en haut à gauche. Sélectionne New workflow.

Choisir le point de départ

Dans la modale, cherche le template « Email Responder », il te donne une base. Sinon, clique sur Start from scratch pour contrôler chaque étape toi-même (recommandé pour ce tuto).

Nommer ton workflow

Donne lui un nom clair, ex : Traitement auto leads. Tu vas accumuler plusieurs workflows alors le nommage compte.

Configuration du trigger Email

Le trigger est l’événement qui déclenche ton workflow et ci, c’est la réception d’un email.

Ajouter le trigger Gmail

Dans le flow editor, clique sur + Add Trigger. Cherche Gmail et sélectionne Email Received.

Configurer les filtres

Active les filtres pour cibler uniquement les demandes de contact.

Dans le panneau à droite de la page au niveau de « Filter events on this trigger », il faut créer les filtres suivants :

Choix filtre	Contenu
Subject	contact
Subject	devis
Subject	projet
Subject	collaboration
Exclure (does not contain)	-from:noreply@
Exclure (does not contain)	-from:notifications@

Ou filtre par libellé si tu utilises déjà un libellé « Prospects » configuré dans le tuto #1.

Si tu utilises un Webhook (formulaire web)

Créer le trigger Webhook

Add Trigger → Webhook Received ▶ Create new ▶ nomme-le leads-site.

Lindy génère une URL unique : https://public.lindy.ai/api/v1/webhooks/[id].

Connecter ton formulaire

Dans ton outil de formulaire (Tally, WPForms, Typeform…), colle l’URL Lindy dans le champ « Webhook » ou « Intégration HTTP ». Les données du formulaire arriveront automatiquement à Lindy.

Les variables seront accessibles via {{webhook_received.request.body.nom_du_champ}}.

Préparer le Google Sheet CRM

Crée un nouveau Google Sheet nommé « CRM Leads – Nom entreprise » avec ces colonnes en ligne 1 :

Date

Prénom

Entreprise

Site web

Type projet

Budget estimé

Urgence

Score

Justification score

Contexte enrichi

Statut

Réponse envoyée

Notes

Les colonnes en jaune sont essentielles. Les autres sont optionnelles mais utiles pour le suivi.

Astuce

Ajoute un filtre automatique sur la colonne « Score » pour trier tes leads chauds en un clic. Dans Sheets : sélectionne la ligne 1 ▶ Données ▶ Créer un filtre.

Étape 1 ▶ Analyser le lead

Premier Agent Step après le trigger : extraire les informations structurées du message.

Ajouter un Agent Step

Clique sur + après le trigger ▶ sélectionne AI Agent. C’est le cerveau du workflow.

Configurer le prompt d’analyse

Dans le champ « Instructions », colle ce prompt (adapte les catégories à ta réalité) :

Tu es mon assistant email. Analyse l’email reçu et fournis :

CATÉGORIE (choisir parmi : Client, Prospect, Partenaire, Admin, Newsletter, Spam, Autre)
PRIORITÉ (Haute / Normale / Basse)
NATURE DE LA DEMANDE (en une phrase)
RÉPONSE REQUISE (Oui / Non / Optionnel)
RÉSUMÉ en 2 lignes maximum

Réponds UNIQUEMENT en JSON :
{
« categorie »: « … »,
« priorite »: « … »,
« nature »: « … »,
« reponse_requise »: « … »,
« resume »: « … »
}

Pourquoi JSON ?

Le format JSON permet à Lindy d’utiliser chaque valeur séparément dans les étapes suivantes et notamment pour les conditions de routage.

Étape 3 ▶ Classement dans les libellés

On ajoute une Condition qui lit la catégorie analysée et ajoute le bon libellé Gmail.

Ajouter une Condition

Clique sur + après l’Agent Step ▶ Condition. Crée autant de branches que tu as de catégories.

Configurer chaque branche

Chaque branche est une phrase naturelle comme dans les exemples ci-dessous :

Branche	Condition (langage naturel)
Client	La catégorie de l’email est Client.
Prospect	La catégorie est Prospect ou demande de devis.
Admin	La catégorie est Admin ou facturation.
Newsletter	La catégorie est Newsletter ou Spam.
Autre	Activer « Force agent to select a branch » comme fallback.

Ajouter l’action « Add Label » sur chaque branche

Sur chaque branche : + ▶ Gmail ▶ Add Label to Email.

Configure :

Message ID : sélectionne la variable {{trigger.email.id}}
Label : tape le nom exact du libellé Gmail (ex. : Clients)

Astuce

Tu peux aussi ajouter l’action Archive sur la branche Newsletter pour que ces emails disparaissent automatiquement de ta boîte principale.

Étape 4 ▶ Réponse automatique dans le ton que tu utilises

C’est ici que Lindy devient vraiment utile car il rédige une réponse qui te ressemble.

Ajouter l’action « Send Reply » ou « Draft Email »

Sur les branches qui nécessitent une réponse (Client, Prospect…) : + ▶ Gmail ▶ Draft Email (recommandé au départ) ou Send Reply.

Configurer le prompt de rédaction

Dans le champ « Body », passe en mode AI Prompt et utilise ce template en l’adaptant à tes besoins :

Rédige une réponse à cet email en respectant strictement ces règles de ton :

MON TON :

Direct et chaleureux, pas formel ni corporate
Phrases courtes, pas de jargon
Je tutoie mes contacts (sauf si l’email est très formel)
Je vais à l’essentiel sans blabla
Je termine souvent par « N’hésite pas si besoin » ou similaire

CONTEXTE DE L’EMAIL :

Expéditeur : {{trigger.email.from}}
Sujet : {{trigger.email.subject}}
Contenu : {{trigger.email.body}}
Nature de la demande : {{agent_step.nature}}

RÈGLES DE RÉDACTION :

3 à 6 lignes maximum
Réponds directement à la demande identifiée
Ne répète pas le sujet dans la réponse
Pas de « Cordialement » ni « Bien à vous » — utilise une formule naturelle
Si tu as besoin d’une info que je n’ai pas, demande-la clairement

Rédige uniquement le corps du message, sans objet ni salutation initiale.

Configurer l’objet et la signature

Subject : laisse en mode Auto et Lindy reprendra le fil de la conversation.

Signature : colle ta signature HTML dans le champ dédié. Tu peux inclure du HTML formaté pour une signature pro.

Sécurité

Pour les emails à haute priorité ou les nouvelles demandes de prospects, configure l’action en mode Draft Email plutôt que Send Reply. Ensuite, valides avant d’envoyer et tu passes en automatique seulement quand le workflow est rodé.

Les prompts clés à personnaliser

La qualité du workflow dépend directement de tes prompts. Voici les 3 niveaux à configurer dans Lindy :

1. Prompt global (Agent Settings)

C’est la personnalité de fond de ton agent qui s’applique à TOUTES les actions.

Agent Settings ▶ Prompt global

Tu es l’assistant email de [Ton Prénom], consultant digital freelance francophone.

Contexte :

Il travaille principalement avec des entrepreneurs et indépendants
Son ton est direct, chaleureux, en « tu » avec ses contacts habituels
Il répond rapidement mais de manière concise
Il ne fait jamais de fautes d’orthographe

Comportement :

Toujours répondre en français sauf si l’email reçu est en anglais
Ne jamais inventer d’informations que tu ne connais pas
En cas de doute, rédiger un brouillon et signaler l’incertitude

2. Exemples de réponses types

La technique few-shot est la plus efficace pour caler le ton. Ajoute ces exemples dans ton prompt de rédaction :

Exemples few-shot (à intégrer dans le prompt de réponse)

Voici des exemples de mes réponses pour calibrer le style :

EXEMPLE 1 ▶ Demande de devis :
Email reçu : « Bonjour, je cherche quelqu’un pour refaire mon site WordPress. Budget 1500€. Disponible ? »
Ma réponse : « Salut ! Oui, ça m’intéresse. Tu peux me décrire le projet en 2-3 lignes ? (nombre de pages, fonctionnalités clés, délai souhaité) Je te fais un retour sous 24h. »

EXEMPLE 2 ▶ Question client :
Email reçu : « Est-ce que tu peux jeter un œil à mon classement Google, j’ai l’impression que ça a baissé ce mois-ci ? »
Ma réponse : « Je regarde ça et je te reviens demain avec un état des lieux. Tu as eu des modifs côté site récemment ? »

EXEMPLE 3 ▶ Email admin :
Email reçu : « Votre facture n°2024-047 est en attente de règlement. »
Ma réponse : « Reçu, je règle ça dans la journée. »

Activer et tester

Tester avec le Test Panel

Avant d’activer, clique sur Test dans l’éditeur. Lindy propose de simuler avec un email existant. Vérifie chaque étape : analyse ▶ condition ▶ libellé ▶ brouillon.

Corriger et itérer

Si la réponse générée ne colle pas au ton que tu utilises : affine le prompt avec des exemples supplémentaires. C’est l’étape qui demande le plus d’itérations et de prévoir 3 à 4 tests.

Activer le workflow

Toggle le switch Active en haut du flow editor. Le workflow tourne maintenant en continu. Surveille les premières exécutions dans Tasks ▶ vérifie les libellés appliqués et les brouillons générés.

Passer en envoi automatique

Après 1-2 semaines de validation en mode brouillon, remplace Draft Email par Send Reply sur les branches où tu fais confiance aux résultats. Garde le mode brouillon pour les prospects et les nouveaux contacts.

Aller plus loin

Évolution	Comment
Suivi de thread	Ajouter l’action Observe Thread pour que Lindy surveille les réponses et relance si besoin.
Archivage auto	Ajouter Archive après le libellé pour les newsletters et les no-reply.
Escalade humaine	Ajouter Human in the Loop pour les emails « haute priorité » — tu reçois une notification avant envoi.
Enrichissement CRM	Connecter HubSpot ou Notion pour logguer les emails prospects automatiquement.
Base de connaissances	Uploader une FAQ dans la Knowledge Base Lindy — les réponses s’appuient dessus automatiquement.